Påmelding og betaling

Kunngjøringen av regattaen skal alltid inneholde en klar og grei beskrivelse av hvordan påmeldingen skal skje, gjerne med en link til aktuell internett-portal.

Påmelding
Påmelding til regatta ordnes vanligvis med en egen internett-portal for formålet. Det kan vises til denne med en link på arrangørens hjemmeside, i kunngjøringen av regattaen, fra seilkretsens terminliste eller i en e-post.  

De mye brukte regatta-administrasjonsprogrammene Manage2Sail og Sail Race System, har hver sin portal for påmelding. Hvis arrangøren ønsker å bruke et annet system for regatta-administrasjon og resultatberegning, slik som ORC Scorer, må det etableres en tilsvarende  ordning for påmeldingen.  

Arrangøren må ha en klar plan for hvordan regattadeltakerne skal deles inn i klasser. Det kan være en "tvungen" klassedeling som arrangøren fastsetter basert på de påmeldte båtenes mål og egenskaper, slik som singeltallet APH eller skroglengde. Eller det kan være slik at deltakerne har fritt valg mellom ulike muligheter, for eksempel valg av løp. Ut over dette kan deltakerne, alt etter hva arrangøren bestemmer, kunne velge type målebrev, dvs. fullt mannskap, dobbelhanded eller uten spinnaker/flygende forseil.  Poenget her er at  gjennom påmeldingen må all informasjon formidles som er nødvendig for at arrangøren skal kunne plassere deltakerne i rett klasse.

Praktisk kan dette ordnes ved at deltakeren fyller ut et skjema ved påmeldingen. Skjemaet utformes av arrangøren og fylles ut av deltakeren. Det utfylte skjemaet må kunne leses av arrangøren når påmeldingen er gjort. For eksempel:

Seilnummer ..........................
Båtnavn .........................
Skipper .........................
Velg Målebrev   O Fullt mannskap  O Double h.  O Uten spinn.
Velg Løp O Kortbanen O Distanseseilasen

Betaling
Det er vanlig at arrangøren tar betaling fra deltakerne. Dette kan ordnes slik at påmeldingen ikke er gyldig uten at betalingen er gjennomført. Betalingen kvitteres, enten med en direkte tilbakemelding og/eller ved at deltakeren føres inn på en påmeldingsliste som vises på betalingsportalen eller arrangørens hjemmeside. Det kvitteres først når all etterspurt informasjon er gitt av påmelder. 

Manage2Sail og SailRaceSystem har etablert betalingsløsninger. Skal for eksempel ORC Scorer benyttes, må det etableres en betalingsløsning for dette. Dreier det seg om et lite antall deltakere i en lokal regatta, så kan en rent "manuell" håndtering fungere greit, for eksempel med innbetaling på Vips. Men det kan være nyttig å undersøke om foreningens bankforbindelse har en betalingsløsning som kan brukes. 

Betalingsløsninger for regattadeltakelse er ikke så ulik ordninger som brukes ved vanlig netthandel. "Varen" som kjøpes er retten til å delta i en av regattaens klasser. Hovedforskjellen fra annen netthandel er at påmeldingssystemet skal generere en deltakerliste, altså en liste over "kjøperne" og hvilken klasse de har meldt seg på. Flere tilbydere av betalingsløsninger for netthandel kan tilby en ordning som passer et regatta-arrangement. Det er vanlig at tjenestetilbyderen tar litt betalt, for eksempel med noen få % av hver transaksjon. Ofte betales deltakeravgiften inn på en konto som tjenestetilbyderen disponerer. Den samlede kontingenten fra alle deltakerne betales til regatta-arrangøren etter at arrangementet er fullført. Et søk på internett etter "betalingsløsning" eller "påmeldings-system/-løsning " kan gi gode tips. 

Påmeldings- eller betalingsløsningen vil vanligvis ikke kunne hente ut målebrev-informasjon fra ORCs database. Det vil derfor være behov for at deltakerne fra påmeldingen "manuelt" føres inn i ORC Scorer eller et annet system for resultatberegning. I denne prosessen vil informasjonen fra påmeldingsskjemaet benyttes og startlistene settes opp.