Påmelding og betaling

Kunngjøringen av en regatta skal alltid inneholde en klar og grei beskrivelse av hvordan påmeldingen skal skje, gjerne med en link til aktuell internett-portal.

Påmelding
Påmelding til regatta ordnes vanligvis i en egen internett-portal. Det vises til denne med en link på arrangørens hjemmeside, i kunngjøringen av regattaen, fra seilkretsens terminliste eller i en e-post.  

De mye brukte administrasjonsprogrammene Manage2Sail og Sail Race System, har hver sin portal for påmelding. Hvis arrangøren ønsker å bruke et annet system, slik som ORC Scorer, så må det etableres en tilsvarende  ordning for påmeldingen. Er der få deltakere, kan påmeldingen kanskje ordnes med bare en e-post eller telefonbeskjed. En mer ordnet løsning kan lages ved hjelp av Google Skjemaer (Google Forms) eller Microsoft Forms.  

Arrangøren må ha en klar plan for hvordan regattadeltakerne skal deles inn i klasser. Det kan være en "tvungen" klassedeling som arrangøren fastsetter etter eget skjønn. Dette kan for eksempel baseres på de påmeldte båtenes mål og egenskaper, slik som singeltallet APH eller skroglengde. Alternativt kan deltakerne velge fritt mellom ulike muligheter, for eksempel ulike løp hvis dette tilbys. Ut over valg av klasse, kan deltakerne, velge hvilken type målebrev de vil melde seg på med, enten Fullt mannskap eller Double handed eller Uten spinnaker/flygende forseil. Ordningen for dette er opp til arrangøren. Poenget er at påmeldingen må formidle all informasjon som er nødvendig for at arrangøren skal kunne plassere deltakerne i rett klasse og bruke riktig rating ved resultatberegningen.

Praktisk ordnes kommunikasjonen gjerne ved at deltakeren fyller ut et skjema ved påmeldingen. Skjemaet må kunne leses av arrangøren når påmeldingen er gjort.

Eksempel:

Seilnummer: .........................
Båtnavn: .........................
Skipper: .........................
Velg Målebrev:   O Fullt mannskap  O Double h.  O Uten spinn./ ff.
Velg Løp: O Kortbanen O Distanseseilasen

Betaling
Det er vanlig at arrangøren tar en startkontingent for deltakelse i regatta. Betalingen kvitteres, enten med en direkte tilbakemelding og/eller ved at deltakeren føres inn på en påmeldingsliste som vises på betalingsportalen eller arrangørens hjemmeside. 

Manage2Sail og SailRaceSystem har etablerte betalingsløsninger. Skal for eksempel ORC Scorer benyttes i stedet, må det etableres en egen betalingsløsning. Dreier det seg om et lite antall deltakere i en lokal regatta, så kan en enkel "manuell" håndtering fungere greit, for eksempel ved at kontingenten betales inn på et oppgitt Vips-nummer eller en bankkonto.

Ved noe større arrangement, er det vanlig å benytte ordninger fra bank eller firma som tilbyr betalingstjenester på internett. Disse tar gjerne litt betalt, for eksempel ved å trekke noen % av hver transaksjon. Ofte betales deltakeravgiften inn på en konto som tjenestetilbyderen disponerer. Den samlede startkontingenten fra alle deltakerne betales til regatta-arrangøren etter at arrangementet er fullført. Et søk på internett etter "betalingsløsning" eller "påmeldings-system/-løsning " kan gi gode tips. 

SGP