Påmelding og betaling

Kunngjøringen av regattaen skal alltid inneholde en klar og grei beskrivelse av hvordan påmeldingen skal skje, gjerne med en link til aktuell internett-portal.

Påmelding
Påmelding til regatta ordnes vanligvis med en egen internett-portal for formålet. Det kan vises til denne med en link på arrangørens hjemmeside, kunngjøringen av regattaen, seilkretsens terminliste eller i en e-post.  

Regatta-administrasjonsprogrammene Manage2Sail og Sail Race System, har hver sin portal for påmelding. Hvis arrangøren ønsker å bruke et annet system for regatta-administrasjon og resultatberegning, slik som ORC Scorer, må det etableres en egen ordning for påmeldingen.  

Arrangøren må ha en klar plan for hvordan regattadeltakerne skal deles inn i klasser. Inndelingen er enten slik at deltakerne har fritt valg mellom ulike muligheter, for eksempel valg av type målebrev eller valg av løp. Eller den gjelder en "tvungen" klassedeling som arrangøren fastsetter basert på de påmeldte båtenes egenskaper, slik som singeltallet APH, skroglengde eller annet. Poenget her er at  påmeldingen må formidle all informasjon som er nødvendig for at arrangøren skal kunne plassere deltakerne i rett klasse.

Praktisk kan dette ordnes ved at deltakeren fyller ut et skjema ved påmeldingen. Skjemaet utformes av arrangøren og leses når påmeldingen er gjort. For eksempel:

Seilnummer ..........................
Båtnavn .........................
Skipper .........................
Målebrev (kryss av)   O Fullt mannskap,   O Double h,  O Uten spinn.
Løp (kryss av) O Kortbanen O Distanseseilasen

Betaling
Det er vanlig at arrangøren tar betaling for deltakelse. Dette kan ordnes slik at påmeldingen ikke er gyldig uten at betalingen er gjennomført. Betalingen kvitteres, enten med en direkte tilbakemelding og/eller ved at deltakeren føres inn på en deltakerliste som vises på påmeldingsportalen eller arrangørens hjemmeside. Det kvitteres først når all etterspurt informasjon er gitt av påmelder. 

Manage2Sail og SailRaceSystem har etablert betalingsløsninger. Skal for eksempel ORC Scorer benyttes, må det etableres en betalingsløsning for dette. Dreier det seg om et lite antall deltakere i en lokal regatta, så kan en rent "manuell" håndtering være greit med for eksempel innbetaling på Vips.  Det er nyttig å undersøke om foreningens bankforbindelse har en betalingsløsning som kan brukes. 

Betalingsløsninger for regattadeltakelse er ikke så ulik ordninger som brukes ved vanlig netthandel. "Varen" som kjøpes er retten til å delta i en av regattaens klasser. Hovedforskjellen fra annen et netthandel er at påmeldingssystemet skal generere en deltakerliste, altså en liste over kjøperne og hvilken klasse de har meldt seg på. Tilbydere av betalingsløsninger for netthandel vil ofte kunne tilby en ordning som passer et regatta-arrangement. Det er vanlig at det tas betalt, for eksempel med en avgift på noen få % av hver transaksjon. Ofte betales deltakeravgiften inn på en konto som tjenestetilbyderen disponerer. Den samlede kontingenten betales til regatta-arrangøren etter at arrangementet er fullført. Et søk på internett etter "påmeldingsløsning" eller "påmeldingssystem" kan gi gode tips. 

Deltakerlisten som genereres av betalingssystemet vil vanligvis ikke kunne hente ut målebrev-informasjon fra ORCs database. Det vil derfor være behov for at listen fra påmeldingssystemet "manuelt" føres inn i et system for resultatberegning, slik som ORC Scorer. I denne prosessen vil informasjonen fra påmeldingsskjemaet benyttes.